Seçim rehberi
Ön muhasebe programı nasıl seçilir?
Kısa cevap
Ön muhasebe programı; cari hesap, fatura, stok, kasa, banka ve çek-senet kayıtlarını tek yerde tutan, resmi muhasebenin öncesindeki günlük ticari kaydı yöneten yazılımdır. Seçerken belirleyici olan özellik sayısı değil, işletmenin günlük olarak gerçekten girdiği üç kaydın (fatura, tahsilat, stok hareketi) kaç tıkta tamamlandığıdır.
Ön muhasebe ile resmi muhasebe aynı şey değil
Resmi muhasebe, mali müşavirin tuttuğu ve beyannameye dönüşen kayıttır. Ön muhasebe ise işletmenin kendi içinde tuttuğu günlük kayıttır: kim ne kadar borçlu, kasada ne var, hangi çek ne zaman ödenecek, depoda kaç adet kaldı.
İki tarafın karışması yaygın bir hayal kırıklığı kaynağıdır. Ön muhasebe programı beyanname vermez, e-defter tutmaz. Yaptığı iş, mali müşavire giden verinin düzenli ve eksiksiz olmasını sağlamak ve ay kapanmadan işletmenin nakit durumunu göstermektir.
Gerçekten gereken modüller
Uzun özellik listeleri karar vermeyi zorlaştırır. Küçük ve orta ölçekli bir işletmede günlük olarak kullanılan modül sayısı azdır; geri kalanı ayda bir ya da hiç açılmaz.
- Cari hesap: müşteri ve tedarikçi bakiyesi, ekstre, tahsilat ve ödeme kaydı. Her gün kullanılır.
- Fatura: satış ve alış faturası, satır bazında KDV, faturanın stok ve cariye otomatik yansıması. Her gün kullanılır.
- Stok ve depo: ürün kartı, giriş-çıkış hareketi, kritik seviye. Ürün satan her işletmede her gün kullanılır.
- Kasa ve banka: nakit ve hesap hareketi, banka ekstresi içe aktarma. Haftalık kullanılır.
- Çek ve senet: portföy, vade takibi, cariye uygulama. Vadeli çalışan işletmede kritiktir.
- Raporlar: borç-alacak yaşlandırma, kâr-zarar özeti, dönem karşılaştırması. Aylık kullanılır ama kararın çoğu buradan çıkar.
Seçim sırasında sorulacak altı soru
Aşağıdaki soruların cevabı, programın günlük kullanımda yorucu olup olmayacağını önceden söyler.
- 1. Bir satış faturasını baştan sona kaç adımda kesiyorum? Beş adımı geçiyorsa ekip kullanmaz.
- 2. Fatura kesildiğinde stok ve cari otomatik hareket görüyor mu, yoksa ayrı ayrı mı giriliyor?
- 3. Mevcut cari ve stok listemi içe aktarabiliyor muyum? Aktaramıyorsam geçiş maliyeti yazılım ücretinden yüksektir.
- 4. Banka ekstresini yükleyip hareketleri eşleştirebiliyor muyum?
- 5. Mali müşavirimin isteyeceği dökümü hangi formatta veriyor?
- 6. Verimi istediğim anda dışa aktarabiliyor muyum? Veri kilitli bir sistemden çıkmak pahalıdır.
Geçiş nasıl yapılır?
Yeni programa geçmenin en güvenli anı dönem başıdır. Ay ortasında geçiş yapılırsa aynı ayın yarısı eski sistemde, yarısı yenide kalır ve karşılaştırma imkânsızlaşır.
Pratik sıra: önce cari kartlar ve açık bakiyeler, sonra stok kartları ve sayım sonucu, sonra kasa-banka açılış bakiyeleri. Geçmiş faturaların tamamını taşımak gerekmez; açık bakiye doğruysa geçmiş, eski sistemde arşiv olarak kalabilir.
Geçiş sonrası ilk ay eski ve yeni sistemi paralel yürütmek yaygın bir tavsiyedir. Maliyeti iki kat veri girişidir; karşılığı, rakamların tuttuğundan emin olmaktır.
E-fatura ve e-arşiv konusu
Ön muhasebe programında fatura ekranının olması, faturanın resmi olarak e-fatura sisteminden geçtiği anlamına gelmez. E-fatura ve e-arşiv gönderimi, GİB portalı ya da bir özel entegratör üzerinden yapılır.
Bu yüzden programın "e-fatura" yazan ekranını gördüğünüzde tek soru şudur: gönderim gerçekten yapılıyor mu, yoksa kayıt mı tutuluyor? İkisi farklı işlerdir ve karıştırılması ay sonunda sorun çıkarır.
Sık sorulan sorular
- Ön muhasebe programı ne işe yarar?
- Cari hesap, fatura, stok, kasa, banka ve çek-senet kayıtlarını tek yerde tutar. İşletmenin kime ne kadar borçlu olduğunu, kasada ne olduğunu ve stok durumunu günü gününe gösterir.
- Ön muhasebe ile resmi muhasebe arasındaki fark nedir?
- Ön muhasebe işletmenin kendi tuttuğu günlük ticari kayıttır; resmi muhasebe mali müşavir tarafından tutulur ve beyannameye dönüşür. Ön muhasebe programı beyanname vermez, mali müşavire giden veriyi düzenler.
- Küçük bir işletmenin ön muhasebe programına ihtiyacı var mı?
- Vadeli satış yapıyorsanız, stok tutuyorsanız veya birden fazla tahsilat kanalınız varsa vardır. Tek kalem nakit satış yapan çok küçük işletmelerde tablo yeterli olabilir; alacak takibi başladığı anda yetmez.
- Mevcut verilerimi yeni programa aktarabilir miyim?
- Cari kartlar, stok kartları ve açık bakiyeler genellikle Excel şablonuyla aktarılır. Geçmiş faturaların tamamını taşımak şart değildir; açık bakiyenin doğru olması yeterlidir.
- Ön muhasebe programı e-fatura gönderir mi?
- Fatura kaydı tutmak ile e-fatura göndermek farklı işlerdir. Resmi gönderim GİB portalı veya özel entegratör üzerinden yapılır; programın fatura ekranı olması gönderim yapıldığı anlamına gelmez.